A gestão de facilities é um campo essencial para o funcionamento eficiente de qualquer organização, seja ela pequena ou grande. Trata-se da administração de edifícios e seus serviços, garantindo que os ambientes de trabalho sejam seguros, confortáveis e eficientes. Neste artigo, vamos explorar o conceito de facilities, suas principais funções e como uma gestão eficaz pode beneficiar sua empresa.
1. O que é Facilities?
O termo facilities refere-se a todos os serviços e estruturas que suportam a funcionalidade de uma organização. Isso inclui a manutenção do prédio, segurança, limpeza, gestão de espaço, e muitos outros aspectos que garantem o funcionamento adequado dos ambientes de trabalho.
Principais Áreas de Atuação
- Manutenção Predial: Cuida da infraestrutura do prédio, garantindo que tudo esteja em boas condições.
- Segurança: Implementa medidas para proteger os funcionários e a propriedade.
- Limpeza e Higiene: Garante que os ambientes estejam limpos e saudáveis.
- Gestão de Espaços: Otimiza o uso dos espaços disponíveis.
- Sustentabilidade: Promove práticas sustentáveis para reduzir o impacto ambiental.
2. Importância da Gestão de Facilities
A gestão eficaz de facilities traz inúmeros benefícios para as organizações, contribuindo para a eficiência operacional, satisfação dos funcionários e redução de custos.
Eficiência Operacional
A eficiência operacional é um dos principais benefícios da gestão de facilities. Ao garantir que todos os sistemas e processos estejam funcionando corretamente, a produtividade é maximizada e o tempo de inatividade é minimizado.
Redução de Custos
Uma gestão eficaz ajuda a reduzir custos operacionais ao otimizar recursos, realizar manutenções preventivas e evitar reparos emergenciais caros. Isso inclui a gestão de energia, água e outros recursos, promovendo a sustentabilidade e economia.
Satisfação dos Funcionários
Ambientes de trabalho bem mantidos aumentam a satisfação dos funcionários. Um ambiente limpo, seguro e confortável motiva os colaboradores, aumentando a produtividade e reduzindo o absenteísmo.
3. Principais Funções da Gestão de Facilities
Manutenção Preventiva
A manutenção preventiva é essencial para garantir que todos os sistemas e equipamentos estejam funcionando corretamente. Isso inclui:
- Inspeções Regulares: Verificação periódica de sistemas elétricos, hidráulicos e mecânicos.
- Agendamento de Manutenções: Planejamento e execução de manutenções antes que problemas ocorram.
Gestão de Espaços
A gestão de espaços envolve a otimização do uso dos ambientes disponíveis, garantindo que sejam utilizados de forma eficiente. Isso inclui:
- Planejamento de Layouts: Criação de layouts que promovam a eficiência e o bem-estar dos funcionários.
- Acompanhamento de Ocupação: Monitoramento da ocupação dos espaços para ajustar conforme necessário.
Segurança
A segurança é uma função crítica da gestão de facilities, garantindo a proteção dos funcionários e da propriedade. Isso inclui:
- Controle de Acesso: Implementação de sistemas de controle de acesso para monitorar a entrada e saída de pessoas.
- Medidas de Segurança: Instalação de câmeras de segurança, alarmes e outros dispositivos de proteção.
4. Softwares de Gestão de Facilities
Para facilitar a gestão de facilities, existem diversos softwares especializados que automatizam processos, centralizam informações e melhoram a eficiência. Alguns dos principais softwares incluem:
IBM TRIRIGA
O IBM TRIRIGA é uma solução completa para a gestão de facilities, oferecendo ferramentas para planejamento, operação e manutenção.
Principais Características:
- Gestão de espaços
- Manutenção preventiva
- Relatórios e análises
Archibus
O Archibus é conhecido por sua flexibilidade e integração com outras plataformas empresariais.
Principais Características:
- Integração com ERP
- Aplicativos móveis
- Ferramentas de sustentabilidade
Comparativo de Softwares de Gestão de Facilities
| Software | Principais Características | Benefícios |
|---|---|---|
| IBM TRIRIGA | Gestão de espaços, manutenção preventiva, análise de dados | Utilização otimizada, redução de custos, eficiência operacional |
| Archibus | Integração com ERP, aplicativos móveis, sustentabilidade | Integração fácil, acesso móvel, conformidade ambiental |
5. Como um Sistema de GPS Pode Ajudar na Gestão de Facilities
A utilização de um sistema de GPS pode trazer diversos benefícios para a gestão de facilities, como:
- Monitoramento de Frotas: Acompanhar a localização de veículos e equipamentos em tempo real.
- Otimização de Rotas: Planejar rotas mais eficientes para serviços de manutenção e entregas e transportes.
- Acompanhamento de Ativos: Rastrear equipamentos e materiais importantes dentro do prédio.
Conclusão
A gestão de facilities é vital para o funcionamento eficiente e seguro de qualquer organização. Com uma administração eficaz, é possível reduzir custos, aumentar a satisfação dos funcionários e melhorar a eficiência operacional. Utilizar ferramentas e tecnologias, como softwares de gestão e sistemas de GPS, pode potencializar esses benefícios, tornando a gestão de facilities mais eficaz e integrada.